Aquí tratamos el paso previo y fundamental para seleccionar un sistema ERP, el cual es ver si realmente existe una necesidad del cambio. En el presente bloque se guía al decisor a lo largo de diversos pasos para formalizar su idea de necesidad del cambio a través de una metodología. A medida que se avanza se van documentando los requerimientos, los cuales, entre otras cosas, nos ayudan a ver como trabajamos en la actualidad y en el futuro.

Comienza el bloque con unas preguntas previas y cuestiones a razonar para entender desde distintas perspectivas la preparación, la organización y otros aspectos a tener en cuenta de cara a la futura implantación del sistema. 

En segundo lugar, se propone realizar el ejercicio de citar las virtudes y deficiencias del sistema actual. Indirectamente se están contemplando dos aspectos importantes: las virtudes implican que el nuevo sistema a implantar debe mantenerlas intactas. Los defectos pondrán en relieve todo aquello que queremos obtener del sistema.

Posteriormente, se ha realizado un ejercicio laborioso pero muy útil, se han definido los procesos actuales y futuros para evitar que el trabajo del día a día nos haga perder la visión de cómo se está trabajando. Realizando el apartado se consiguen dos objetivos fundamentales: Conocer la organización internamente y optimizar los procesos críticos en los cuales se basa el valor añadido de nuestro negocio. Además, el documento obtenido, será utilizado en futuras reuniones con los proveedores para mostrarles la forma en la que funciona nuestro negocio, realizando la petición de obtener dos presupuestos, uno con adaptación al ERP en el estándar y otro reprogramando el ERP para personalizar en él nuestros procesos críticos.

Para acabar, encaramos la selección del ERP que se tratará en el siguiente bloque definiendo una serie de requerimientos funcionales específicos. Para seleccionarlos se  rellenará una tabla con las funcionalidades según se realicen en el sistema actual, se quieran tener en el sistema a implantar o se quieran tener en el sistema a implantar en un futuro. Con ello se podrán, además de poder valorar posteriormente solo aquellas funcionalidades que nos interesen, comprobar si tenemos muchas funcionalidades que el sistema actual no soporta pero nos gustaría que el futuro sistema incluyese.  

Con todos los pasos realizados, estaremos listos para encarar la selección de ERP.