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4.7 Parte 5: Definición de requerimientos funcionales


 

Llegados a este punto definiremos las necesidades funcionales que tenemos actualmente (AS-IS), cuáles queremos que el nuevo sistema soporte en el futuro inmediato (TO-BE) y cuáles son aquellas que nos interesan a medio plazo (TO-BE futuro).

Se muestran un listado de funcionalidades específicas por módulo en el anexo 2 donde se deben seleccionar aquellas que procedan en la empresa que realiza la metodología (las que no procedan podemos tacharlas). Si el sistema actual de la empresa responde a una funcionalidad concreta, se debe marcar una X en la casilla AS-IS, si se precisa que una funcionalidad esté disponible de forma inmediata con la implantación del sistema ERP, se debe marcar una X en la casilla TO-BE, o si la funcionalidad le interesa a la empresa que la soporte el sistema a implantar en un futuro a corto o medio plazo (TO-BE futuro), se debe marcar una X en la casilla TO-BF. Es conveniente decir que en cada módulo se dejan varias líneas vacías para que sea el usuario quién rellene con funcionalidades propias que le interesen.

Las funcionalidades de la tabla del anexo 2, han sido filtradas de un listado mucho más amplio que se encuentra en la metodología MSSE[1] enfocada a todo tipo de empresas. Nosotros hemos filtrado las funcionalidades que creemos que pueden ser interesantes para microempresa ya que es el enfoque del proyecto.

 

4.7.1         Rellenando la tabla

AS-IS: En la columna AS-IS marcaremos con una X todas aquellas funcionalidades que ejecuta nuestro sistema actual.

TO-BE: En la columna TO-BE marcaremos todas aquellas funcionalidades que nos gustaría que ejecutase nuestro sistema a implantar. Es importante que sean necesidades inmediatas.

TO-BE futuro: Es importante separar el TO-BE y TO-BE-futuro puesto que los distribuidores se encuentran habitualmente con empresas que han definido un TO-BE demasiado particular, pidiendo ya de entrada demasiadas funcionalidades sin ser todas realmente importantes. Algunas de estas funcionalidades pueden requerir mucha reprogramación e impactarán en el coste. Es por ello recomendable definir como TO-BE solo aquellas funcionalidades realmente imprescindibles, que puedan mejorar el funcionamiento de forma inmediata y dejar aquellas que nos gustaría implantar en un futuro en el TO-BE futuro.

En el siguiente bloque de selección, usaremos esta misma lista para evaluar cada uno de los sistemas seleccionados, una vez estemos tratando de 3 a 6 sistemas y hagamos las reuniones con distribuidores para conocer más sobre el sistema ERP. Será en estas reuniones cuando se evaluarán los campos seleccionados y según sea la funcionalidad catalogada como esencial (de 10 a 30 sobre el total), TO-BE o TO-BE futuro serán evaluadas de forma distinta para acabar dando un resultado que realmente muestre nuestras preferencias teniendo en cuenta las funcionalidades.

Para dar una idea de las funcionalidades que podemos escoger como TO-BE Futuro, a continuación presentamos una lista de criterios estratégicos surgidos de la metodología MSSE[2]. Mediante la reflexión sobre ellos pueden aparecer nuevas funcionalidades que nos interesan para un futuro a medio plazo:

·         Plan estratégico de la empresa: Incluir en este punto proyectos de negocio que tenga la empresa que deban ser soportados por el software con el fin de verificar que estén cubiertos.

·         Perspectivas de crecimiento: Si la empresa planea crecer en operaciones con clientes se debe tener en cuenta el volumen soportado por el sistema.

·         Nuevos proyectos en mira: Incorporar actividad CRM, apertura de nuevas sucursales u oficinas. Verificar que la futura estructura sea soportada tanto a nivel de HW como de estructura funcional - lógica dentro del sistema.

·         Estimar necesidad de información futura: Futuros negocios, nuevos proyectos.

·         Evaluar el horizonte temporal: Evaluar objetivos a corto y medio plazo. Adquirir una herramienta en una versión que no se vuelva obsoleta en poco tiempo.

·         Prever reestructuración de personal: Se debe tener en cuenta a la hora de seleccionar el ERP la cantidad de usuarios que se conectaran al sistema. Si la empresa planea reducir o ampliar su plantel considerar un número realista. Si la empresa tiene una forma de trabajar en grupo verificar que el ERP se ajuste a ella.

·         Mudanzas: Si la empresa planea mudar sus oficinas contemplar la posibilidad que las oficinas del proveedor no estén cerca y si da soporte remoto.

 

 

4.7.2         Existencia de necesidades funcionales no satisfechas

Una vez rellenada la tabla con las funcionalidades específicas por módulos en su apartado de necesidad, podemos hacer el ejercicio de observar el número de funcionalidades que tenemos marcadas como TO-BE ó TO-BE Futuro, y no como AS-IS, es decir, todas aquellas funcionalidades que no disponemos en el sistema actual, pero que nos interesan en un futuro inmediato, o en un futuro a medio plazo. La interpretación es clara, cuanto más elevado sea el número de funcionalidades que tenemos en esta situación, más clara es la necesidad de cambiar el tipo de sistema, ya que nos gustaría poder utilizar funcionalidades que no disponemos en el sistema actual. Podemos realizar el ejercicio en forma de porcentaje, dividiendo el número de funcionalidades en esta situación por el total de funcionalidades en las cuales hemos marcado una X en cualquiera de las casillas y multiplicando por cien el valor. El porcentaje obtenido es el tanto por cien de funcionalidades no satisfechas por el sistema actual. Dejamos al lector que valore este porcentaje subjetivamente, entendiendo que cuanto más grande sea, más necesidades funcionales no satisfechas requiere para un nuevo sistema.


 

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