El BPMN (Business Process Modeling Notation) es una notación gráfica estándar para dibujar procesos de negocio en flujos de trabajo[1]. Fue desarrollada por la BPMI (Business Process Management Initiative) y ahora está siendo mantenida por la OMG (Object Management Group) desde que ambas organizaciones se fusionaron en 2005. La versión actual es la 1.0 y ya existe una propuesta para la 2.0.

El primer objetivo del BPMN es proveer una notación estándar realmente entendible. Esta servirá como lenguaje común de comunicación entre la microempresa como diseñadora de los procesos de negocio y el distribuidor como implementador de estos procesos.

Pensamos que es importante que se definan los procesos de una manera formal. No solo para ver como trabajamos actualmente de una forma detallada sino para ver si estamos trabajando adecuadamente. Es posible que detectemos pasos innecesarios o ineficientes.

Para ello utilizaremos el estándar BPM[2]. Creemos que es importante definirlos de manera formal para evitar ambigüedades en las explicaciones, de esta forma evitaremos sorpresas desagradables que nos pueden salir caras. Aunque sería bueno tener todos los procesos formalizados, creemos que lo mejor en el caso de la microempresa es definir aquellos que resultan críticos. Tenemos que encontrar un equilibrio entre cuánto queremos que el ERP se adapte a nosotros y el precio que estamos dispuestos a pagar por ello.

Ahora bien, es crucial destacar que la mayoría de ERP para PYME disponibles en el mercado están pensados para que las empresas se adapten completamente a ellos, las funcionalidades que queramos que sean reprogramadas y por lo tanto adaptadas a nuestra manera particular de trabajar deberán ser elegidas con mucha cautela y ser realmente importantes. El precio del sistema se dispara a medida que precisamos más adaptaciones, además de provocar conflictos con futuras actualizaciones del sistema, pues si se actualiza un módulo previamente personalizado puede ser complicado actualizar una nueva versión.

Por este motivo nos encontramos delante de un dilema: nos adaptamos a todo, ¿hacemos adaptar aquel proceso realmente crítico o hacemos reprogramar el sistema para que se adapte a nuestra forma de trabajar actual?

Creemos que una microempresa, por sus particularidades y su limitación económica tiene que plantearse una de las dos primeras opciones, o adaptarse a todo o hacer que el sistema se adapte a uno a varios procesos particulares. La primera opción es la más recomendable puesto que todos los procesos típicos de un sistema ERP suelen estar basados en ‘best practices’, forma lógica de proceder. Una factura se puede hacer de mil maneras, pero hay una que es la óptima, y ésta es la que suele implementar el sistema ERP. Que una microempresa pida que se reprograme el sistema para que las facturas que se creen tengan el mismo formato o estilo idéntico al que tenían hasta el momento puede no ser una petición con fundamento dependiendo de las horas necesarias para adaptarlo y el coste que comportaría. Por otra parte, si optamos por la segunda opción, no perderemos aquellos procesos que nos diferencian de nuestra competencia. El decisor debe sopesar si prefiere que los procesos críticos se realicen como desea la empresa, pagando un coste elevado en reprogramación, o adaptarse al estándar si eso no implica un fuerte cambio en los procesos de la empresa que pueda perjudicar en la eficiencia de ésta.

En el caso de que después de terminar este módulo se decida empezar la selección se dará cuenta en las entrevistas con los proveedores que éstos suelen subcontratar consultores para el estudio de sus procesos internos, si adelantamos este trabajo, no sólo seremos capaces de mejorar nuestros procesos sino que aceleraremos el proceso de selección y reduciremos el coste total en caso de empezar con la implantación.