- 1 Prefacio
- 2 Los sistemas ERP
- 3 Microempresa
- 4 Necesidad de un sistema ERP
- * Síntesis
- 4.1 Introducción
- 4.2 Estructura
- 4.3 Parte 1: Preguntas previas
- 4.4 Parte 2: Cuestiones a razonar
- 4.5 Parte 3: Virtudes y deficiencias del sistema actual
- 4.6 Parte 4: Procesos actuales y futuros
- 4.7 Parte 5: Definición de requerimientos funcionales
- 4.8 Parte 6: Selección de funcionalidades esenciales y críticas
- Bienvenidos
- 6 El mercado ERP
4.6.2 M-BPI (Micro Business Process Improvement)
1.1.1.1 Definición
M-BPI es una metodología de desarrollo propio a partir de la adaptación de diversas metodologías ya existentes para conseguir el objetivo que aquí nos proponemos enfocado a microempresa. Normalmente la identificación y mejora de procesos se enfoca a grandes empresas, mediante métodos y especificaciones formales y al detalle. La adaptación realizada intentará simplificar al máximo el método para ser entendible por un microempresario.
Aplicar esta metodología no solo implicará mejorar nuestra manera de trabajar sino que cuanto más detalle consigamos, más trabajo realizado tendremos para el distribuidor, rebajando costes en consultoría, ya que habremos documentado al detalle nuestra forma de trabajar.
1.1.1.2 ¿Cómo utilizar el M-BPI (Micro - Business Process Improvement)?
M-BPI lo utilizaremos para visualizar los procesos críticos de negocio de la empresa objetivo, ya que una vez dibujados se podrán estudiar con detenimiento, detectando así las ineficiencias pudiendo rediseñarlos para conseguir funcionar de la forma más eficiente posible.
Sólo entraremos a tratar los procesos realmente importantes, aquellos que la empresa realmente necesita, puesto que para el tamaño y facturación de la microempresa la mejor opción económicamente hablando siempre será la de la completa adaptación de sus procesos a los del sistema ERP. No obstante, hemos querido desarrollar una metodología de mejora para aquellas empresas que quieran tener la opción de estudiar la posibilidad de que el sistema reprograme los módulos necesarios para trabajar de una forma personalizada para uno o varios procesos.
El M-BPI está basado en BPI, de este se ha sacado la estructura, un primer paso de planteamiento de cuestiones generales, un segundo de definición del estado actual de la empresa y un tercero donde se describe el estado futuro. Esta metodología ha sido completamente redefinida para nuestro propósito.
En la primera parte de la metodología M-BPI, la del estado actual (o AS-IS) de la empresa, encontraremos los pasos para definir los procesos críticos desde un primer punto informal y general hasta un último completo y detallado mediante la notación BPMN. Hemos añadido el uso de esta notación por el gran entendimiento que genera simplemente con su observación, por ello resultará una herramienta sencilla de entender una vez conozcamos sus notaciones, incluidas en el anexo 1. En esta primera parte intentaremos descubrir problemas o ineficiencias en nuestros procesos críticos actuales.
En la segunda parte de la metodología, la del estado futuro (o TO-BE) de la empresa, encontramos pasos para definir mejoras en los procesos críticos. Teniendo en cuenta los problemas, ineficiencias y mejoras, y estando en un ámbito de planteamiento del futuro de la empresa redefiniremos el proceso para acabar dibujando de nuevo nuestro o nuestros procesos críticos futuros.
Pueden existir varios motivos por los que se decide aplicar una mejora de los procesos de la empresa, como la antigüedad de los propios procesos, los cambios tecnológicos o innovaciones que se hayan producido y finalmente los cambios en las exigencias de los clientes. Con el tiempo puede variar la demanda, y si un negocio no está preparado para adaptarse a las necesidades de sus clientes éstos se buscarán otras empresas que si les ofrezcan estos cambios.
La metodología nos resultará útil para determinar si los requerimientos que queremos que cumpla el ERP son distintos a los actuales. Además nos ayudará a ver con más claridad la forma que tenemos de trabajar, resultando más fácil detectar aquellos procesos ineficientes que pretenderemos modificar. Proponemos realizar esta detección de una forma visual, es por eso que optamos por integrar la notación BPMN.
Las necesidades que presentaremos al distribuidor serán pues las que salgan de realizar los pasos propuestos.
Para determinar si nuestros procesos se pueden beneficiar de la metodología nos planteamos las siguientes cuestiones (la afirmación en alguna de ellas ya sería suficiente como para determinar que puede existir un beneficio en utilizar la metodología).
- ¿Hasta qué punto cubren los procesos actuales las necesidades reales de la empresa?
-¿Existen desarrollos externos importantes o cambios internos que vayan a requerir ajustes considerables a los procesos actuales?
-¿Hay distintas personas o departamentos involucrados en el proceso y existen evidencias de fragmentación o falta de cooperación o coherencia en cómo se están haciendo las cosas?
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