Los procesos en una organización cobran una importancia ingente de cara a seleccionar un sistema de información. No podemos obviar nuestros procesos internos de negocio, ya que ellos son cara y ojos de la forma en la cual la empresa trabaja. Existen estudios que se dedican única y exclusivamente al estudio de los procesos encarados a la selección de software[1], por tanto es un paso inevitable si nuestro objetivo final es elegir un sistema de información de tipo ERP.

Para el correcto funcionamiento de un ERP éste debe encajar perfectamente con los procesos internos de la empresa. Esto puede conseguirse de dos formas:

·         Modificando el funcionamiento del ERP para que se ajuste a los procesos de la compañía.

·         Modificando los procesos de la compañía para que se ajusten al funcionamiento del ERP.

Cada una de estas dos opciones tiene sus ventajas y sus inconvenientes. Modificar el software puede implicar problemas de estabilidad, además del coste de desarrollo. Modificar los procesos de la compañía puede suponer una pérdida de competitividad al modificar algo que ya funcionaba bien, además de conllevar un coste de aprendizaje debido al cambio y provocar cierto desconcierto al alterar algo que siempre se había hecho de cierta forma.

En 1990, el profesor de Michael Hammer del Massachusetts Institute of Technology (MIT), publicó un artículo en el Harvard Business Review en el cual afirmaba que el mayor desafío de los managers de hoy en día era eliminar el trabajo no productivo, en lugar de automatizarlo. Mantenía la postura de que los managers se estaban centrando demasiado en temas de tecnologías de la información con el objetivo de intentar automatizar los procesos de la empresa. En lugar de esto, el profesor Hammer creía que lo que realmente había que hacer era centrarse en los procesos actuales eliminando aquellos que no tenían valor añadido. De esta forma se conseguiría automatizar después únicamente aquellos procesos que añaden valor y no acelerar tanto los buenos como los malos. Por ello los empresarios deberían reconsiderar los procesos para maximizar el valor mientras se minimizan los recursos consumidos necesarios para realizar una actividad determinada.

Una idea similar fue la que predicaban Thomas H, Davenport y J. Short al decir que los procesos son como trabajamos y que cualquier compañía que ignore sus procesos de negocio o no logre mejorarlos está arriesgando su futuro.

Debido a que se nos presenta una selección para microempresa, y entendiendo que personalizar todo el ERP es inviable económicamente, debemos plantear la posibilidad de adaptarnos totalmente o intentar adaptar solamente aquellos procesos críticos que utiliza la empresa. A continuación explicaremos la adaptación que se ha realizado de la metodología para la mejora de procesos BPI (Business Process Improvement), utilizando el concepto BPM (Business Process Modeling), más la notación BPMN (Business Process Modeling Notation).