4.3 Parte 1: Preguntas previas


A continuación presentamos una batería de afirmaciones típicas de una empresa que necesita renovar o incorporar un sistema ERP. En este apartado debemos ver en cuales nos vemos reflejados, de esta forma definiremos parte de las razones generales que nos llevan a plantearnos el cambio. Muchas de ellas son repetitivas, pero nos aseguran poder obtener el estado del sistema actual desde varios enfoques. De manera informal, si se determina que se coincide en alguna o varias de las afirmaciones son motivos suficientes para seguir adelante. Algunas de las siguientes cuestiones han surgido del libro de Muñiz[1], otras son de elaboración propia:

Se necesita un ERP si…

1. Surgen necesidades de gestión administrativa y de información que no cubre el programa actual

2. Se realizan tareas o procesos de forma poco racional y con mucho trabajo

3. Se quieren mejorar los sistemas de trabajo, los procesos existentes en la actualidad y los flujos intermedios de datos

4. Se quiere actuar de forma más global, en más ubicaciones y con distintas actividades

5. El hardware de la empresa está anticuado en prestaciones

6. El sector, el tipo de actividad y la competencia hacen que surja la necesidad de instalar un nuevo sistema de gestión más eficaz

7. Se necesita gestionar y estructurar mejor el conocimiento del negocio y aumentar la independencia empresa-empleado

8. Se dispone de un programa desfasado en prestaciones

9. Los usuarios del sistema deben entrar la misma información varias veces en distintos puntos del sistema

10. Los usuarios usan software online, hojas de cálculo o pequeñas aplicaciones de bases de datos para hacer su trabajo o mantener información que necesitan para desempeñarlo

11. Se necesita mucho tiempo para analizar los datos de la empresa puesto que están muy repartidos y resulta difícil unirlos y sacar conclusiones de ellos

12. Se tienen problemas de gestión de inventario, no sabes lo que tienes en el inventario y lo que cuesta

13. Hay quejas crecientes de los trabajadores respecto a que no pueden trabajar lo rápido que querrían por culpa del sistema

14. Cada vez es más difícil cumplir con los requerimientos que se nos piden de formato y tiempos de entrega cuando se nos pide cierta información tanto por parte de los clientes como de los partners

15. No se está sacando el suficiente provecho de internet

16. Hemos pensado o descrito las actuales virtudes y deficiencias de nuestro actual sistema, y las deficiencias son importantes como para afectar significativamente al rendimiento global de la empresa

17. La empresa no podría funcionar sin la presencia del gerente

18. Si un comercial deja la empresa se perdería negocio

19. Nos da la sensación de no poder controlar la empresa, ya que no se conocen todos los detalles del negocio o no se conocen todos los productos que se venden y sus precios

20. Existen oportunidades de negocio que mi empresa querría abordar pero el sistema actual no podría abarcar las nuevas actividades

21. Necesito que algunos clientes tengan una entrada a mi sistema y actualmente no la tienen

22. No se conoce qué productos o servicios del negocio dan más rentabilidad económica

23. Se utiliza un alto porcentaje de las funcionalidades del sistema actual,  y no existe posibilidad de ampliarlas ante los nuevos requerimientos que van surgiendo en la empresa.  (sistema poco escalable)

Tabla 2: Cuestiones sobre la necesidad de un sistema ERP

 



[1] Referencia[3]

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Errores frecuentes

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