Una decisión fundamental que hay que tomar es si la empresa necesita o no un sistema ERP, o en caso de que ya disponga de uno, estudiar si es necesario actualizarlo. Ésta resulta ser la primera cuestión de difícil respuesta antes de entrar directamente en la selección del sistema. En este bloque trataremos diversos asuntos que hemos querido englobar bajo el mismo apartado, puesto que todos ellos nos darán más seguridad para conocer la necesidad de un ERP en nuestra organización. Esta decisión la podremos respaldar con los documentos que se irán elaborando mientras se sigue la metodología propuesta.

Hemos querido comenzar por temas más generales, empezando por una batería de afirmaciones típicas de una empresa con una fuerte necesidad de cambio de sistema. Esta tabla nos servirá para determinar en qué aspectos nos vemos reflejados. En caso de existir un grado de coincidencia, se pasará a reflexionar sobre temas básicos para el planteamiento de la necesidad. Posteriormente se enumerarán de forma general las virtudes y defectos de nuestro sistema actual. Con estos tres apartados se podrá tener una primera visión sobre la necesidad del cambio.

Posteriormente se propone pasar a hacer un estudio formal de los procesos actuales y futuros. Este apartado nos aportará dos cosas. Por un lado se conocerá si existe una gran diferencia entre los procesos actuales y los que se desearían tener. Por otro, se creará un documento que será útil tanto a nivel interno, puesto que se tratarán los procesos críticos intentándolos hacer más eficientes, como a nivel externo, ya que se podrán determinar mejoras para que fuesen absorbidas por el nuevo sistema. Todo esto se estudiará a través de la metodología  de elaboración propia M-BPI (Micro Business Process Improvement), basada en BPI[1], de la cual se ha adoptado la estructura. Será complementada con la notación estándar BPMN[2] (Business Process Modelling Notation), una notación al estilo UML (Unified Modelling Notation), que se ha incorporado para tratar los procesos críticos obteniendo un diagrama formal de la situación actual. Gracias al estudio personal de este diagrama se podrá observar de manera más clara la posibilidad de mejorar estos procesos. Una vez mejorado el diagrama de la situación actual se obtendrán los procesos críticos futuros, los cuales podrán usarse posteriormente en la selección. La idea de hacer esto es que interesará encontrar un ERP que trabaje de la manera más similar posible a los procesos críticos optimizados de nuestra organización. Se deberá definir si es más interesante la adaptación al estándar o la reprogramación del sistema para que cubra estos procesos críticos. Optar por la adaptación al estándar podría perjudicar el negocio al perder flexibilidad en aquellas actividades en las cuales ya se era eficiente.

Al llegar a este punto se realizará el último apartado donde se seleccionarán aquellas funcionalidades, a partir de un listado propuesto, que interesen tener en el nuevo sistema. Una vez  escogidas, se pasará a especificar cuáles son esenciales. Esta tabla servirá tanto para la necesidad, observando si hay mucha diferencia entre las funcionalidades del sistema actual y las deseadas, como para la selección, donde se rellenarán con los datos de las alternativas ERP que se nos presenten. Con ello añadiremos más razones para justificar nuestra decisión final. En este apartado el trabajo realizado nos aportará un documento de mucho valor para la selección, además de información para la determinar la necesidad de un sistema ERP.

Los apartados de este bloque son los siguientes:

·         Estructura

·         Parte 1: Preguntas previas

·         Parte 2: Cuestiones a razonar

·         Parte 3: Virtudes y deficiencias del sistema actual

·         Parte 4: Procesos actuales y futuros

·         Parte 5: Definición de requerimientos funcionales

·         Parte 6: Selección de funcionalidades esenciales y críticas

Palabras clave: sistema actual, sistema futuro, procesos de negocio, funcionalidades específicas.