2.8.1     Propietario

2.8.1.1         Introducción

Los sistemas propietarios son aquellos que requieren del pago de una licencia para poder ser utilizados. Esta licencia se suele pagar por número de puestos operativos y puede llegar a representar un 50% de la implantación total del sistema. De esta forma, el precio total suele encarecerse llegando en algunos casos a cotas que la microempresa difícilmente puede asumir si no tenemos en cuenta las posibilidades de financiación. Existen sistemas ERP propietario que pertenecen a grandes desarrolladoras de software como Sage[1], SAP[2] o Microsoft[3] y otros creados por pequeñas empresas como Solmicro[4] y Deister[5]. Los primeros suelen disponer de un producto maduro, sólido, y con mayor soporte .Los segundos suelen estar más especializados en un sector concreto. Debemos tener precaución en el segundo caso ya que dependeremos de una empresa que tiene mayores probabilidades de ser absorbida o desaparecer que una gran corporación.

2.8.1.2         Ventajas ERP propietario

·         Control de calidad. Las compañías productoras de software propietario por lo general tienen departamentos de control de calidad que llevan a cabo muchas pruebas sobre el software que producen.

·         Recursos a la investigación. Se destina una parte importante de los recursos a la investigación sobre los usos del producto.

·         Personal altamente capacitado. Se tienen contratados algunos programadores muy capaces y con mucha experiencia.

·         Uso común por los usuarios. El software propietario de marca conocida ha sido usado por muchas personas y es relativamente fácil encontrar a alguien que lo sepa usar. Y no sólo eso, también dispones de miles de testeadores diarios del software, lo que conlleva una ágil forma de encontrar problemas en el software y de solucionarlos.

·         Software para aplicaciones muy específicas. Existe software propietario diseñado para sectores muy específicos que no existen en ningún otro lado más que en la compañía que lo produce.

·         Difusión de publicaciones acerca del uso y aplicación del software. Existe gran cantidad de publicaciones, ampliamente difundidas, que documentan y facilitan el uso de las tecnologías que proveen las compañías de software propietario, aunque el número de publicaciones orientadas al software libre va en aumento.

2.8.1.3         Inconvenientes ERP propietario

·         Cursos de aprendizaje costosos. Es difícil aprender a utilizar eficientemente el software propietario sin haber asistido a costosos cursos de capacitación.

·         Secreto del código fuente. El funcionamiento del software propietario es un secreto que guarda celosamente la compañía que lo produce. En muchos casos resulta peligrosa la utilización de un componente que es como una caja negra, cuyo funcionamiento se desconoce y cuyos resultados son impredecibles. En otros casos es imposible encontrar la causa de un resultado erróneo, producido por un componente cuyo funcionamiento se desconoce.

·         Soporte técnico ineficiente. En la mayoría de los casos el soporte técnico es insuficiente o tarda demasiado tiempo en ofrecer una respuesta satisfactoria.

·         Ilegal o costosa la adaptación de un módulo del software a necesidades particulares. Es ilegal extender una pieza de software propietario para adaptarla a las necesidades particulares de un problema específico. En caso de que sea vitalmente necesaria tal modificación, es necesario pagar una elevada suma de dinero a la compañía fabricante, para que sea esta quien lleve a cabo la modificación a su propio ritmo de trabajo y sujeto a su calendario de proyectos.

·         Derecho exclusivo de innovación. La innovación es derecho exclusivo de la compañía fabricante. Si alguien tiene una idea innovadora con respecto a una aplicación propietaria, tiene que elegir entre venderle la idea a la compañía dueña de la aplicación o escribir desde cero su propia versión de una aplicación equivalente, para una vez logrado esto poder aplicar su idea innovadora.

·         Ilegalidad de copias sin licencia para el efecto. Es ilegal hacer copias del software propietario sin antes haber contratado las licencias necesarias.

·         Imposibilidad de compartir. Si una empresa tiene funcionando exitosamente un sistema dependiente de tecnología propietaria no lo puede compartir con otras empresas a menos que cada una de éstas contrate todas las licencias necesarias.

·         Quedar sin soporte técnico. Si la compañía fabricante del software propietario se va a la banca rota el soporte técnico desaparece, la posibilidad de en un futuro tener versiones mejoradas de dicho software desaparece y la posibilidad de corregir los errores de dicho software también desaparece. Los clientes que contrataron licencias para el uso de ese software quedan completamente abandonados a su propia suerte.

·         Descontinuación de una línea de software. Si una compañía fabricante de software es comprada por otra más poderosa, es probable que esa línea de software quede descontinuada y nunca más en la vida vuelva a tener una modificación.

·         Dependencia a proveedores. En la mayoría de los casos el gobierno se hace dependiente de un solo proveedor.

·         Nulidad de desarrollo tecnológico de la industria nacional, respecto de la extranjera (las aplicaciones de consumo masivo se desarrollan en otros países).

2.8.1.4         Ejemplos

Algunos ejemplos importantes de ERP propietario que operan a nivel nacional son[6]:

·         SAP Business One

·         Microsoft Dynamics NAV

·         Sage línea 100

·         Solmicro

·         CCS Agresso 

2.8.2     Opensource

2.8.2.1         Introducción

“Los programas privativos te dan libertad. Tienes la libertad de escoger entre los errores viejos y los nuevos.” Richard Stallman[7].

Una buena alternativa a los ERP propietario son los sistemas ERP Opensource o de software libre. Aunque se tiende a pensar: “si es libre es gratis”, esto no es del todo cierto, así como no es cierto tampoco que todo software Opensource esté hecho por un grupo de gente sin ánimo de lucro.  Las empresas desarrolladoras de este tipo de sistemas suelen tener una comunidad de “partners” que ofrecen servicios de implantación, configuración, parametrización y formación de usuarios en sus aplicaciones ERP. Además, ofrecen para nuevos partners o clientes que desean implantar la solución de forma independiente (en su propia empresa, por ejemplo), unos cursos de entrenamiento o capacitación. Sin estas opciones es muy difícil llevar a cabo la configuración, parametrización e implantación del sistema, ya que podemos estar mucho tiempo averiguando su funcionamiento interno, pues suelen ser muy complicados de modificar/adaptar.

Además, usando aplicaciones de código abierto, se asegura un buen servicio, ya que si la empresa proveedora del software no da un buen trato al cliente, éste puede elegir que otra empresa le dé el soporte sin cambiar de aplicación. En cambio, con aplicaciones propietarias, dependes del proveedor, que puede subir los precios cuando y cuanto quiera o no hacer las modificaciones que le pidas, porque conoce que cambiar el sistema de información en tu negocio acarrearía unos costes desorbitados.

Los proyectos Opensource se basan en la entrega y garantía de libertades al usuario final. El Software Libre es el que da:

·         Libertad para usar el programa para cualquier actividad.

·         Libertad para el acceso y la modificación del código.

·         Libertad para la libre distribución de la aplicación, modificado o no.

Vamos a conocer las ventajas e inconvenientes de implantar o utilizar un ERP Opensource:

2.8.2.2         Ventajas ERP Opensource

·         Tenemos una licencia. Siempre será mejor usar un producto Opensource a usar uno propietario pirateado.

·         Tenemos el código fuente. Siempre podemos modificarlo y adaptarlo a nuestras necesidades. Incluso podemos reparar errores que detectemos, incluir parches realizados por otros usuarios, modificarlo para que se ejecute en otro sistema operativo, o para que interactué con otra base de datos, etc.

·         Podemos obtener soporte de los desarrolladores o de cualquier empresa o persona que nos ofrezca confianza y tenga la formación adecuada.

2.8.2.3         Inconvenientes ERP Opensource

·         Puede estar sin terminar. De hecho, muchos proyectos Opensource se caracterizan por no ofrecer todas las funcionalidades que oferta el software propietario. Poco a poco, los proyectos se van completando, pero es evidente que muchos tienen aún trabajo que hacer.

·         Puede cambiar la licencia, por ejemplo a una cerrada, motivado por la falta de beneficios. En este caso nos podemos quedar colgados con una aplicación obsoleta.

·         Costes ocultos. Resulta muy difícil, por la propia complejidad de estos proyectos, entender la arquitectura de los mismos si no se recibe formación. Igualmente, es muy complicado implantar una de estas soluciones sin la formación por parte del desarrollador. Así pues resulta necesario pagar la formación, en lugar de la licencia. Aunque en el software propietario hay que pagar las dos, ya que los usuarios requieren formación. También hay que plantearse el coste de la interoperabilidad con otras aplicaciones, propietarias o no, que tengamos funcionando.

·         Falta de responsabilidad. El software Opensource se suele entregar sin garantía de ningún tipo. Por lo tanto, es necesario tener buenas referencias del software que estemos implantando, para reducir la posibilidad de problemas. Además, siempre podemos contratar un servicio de mantenimiento que, si bien no nos garantiza el software, nos permite solucionar la mayor parte de los problemas.

2.8.2.4         Alimentación económica de los ERP Opensource

Si el software es gratis entonces ¿dónde está el negocio?, ¿Quién gana dinero con el Opensource? La alimentación de estos proyectos puede venir de diversas fuentes. A continuación mostraremos de donde se pueden guarnecer estos proyectos:

2.8.2.4.1          Subvenciones

Muchos proyectos están subvencionados por diferentes estamentos. Por ejemplo, en el caso del ERP de software libre Openxpertya, el proyecto está subvencionado desde su comienzo por el principado de Asturias y ministerio de FYCYT (Fundación para el Fomento en Asturias de la Investigación Científica). Otro ejemplo es Openbravo. Éste proyecto, el más descargado en sourceforge en 2006, está subvencionado por SODENA (Sociedad de Desarrollo De Navarra).

2.8.2.4.2          Cursos de entrenamiento o capacitación

Normalmente los ERP de software libre, ponen a disposición unos cursos de entrenamiento o capacitación. Estos cursos se utilizan para enseñar la herramienta en aspectos funcionales, técnicos, etc.; para desarrolladores o usuarios que quieran implementar el ERP.

2.8.2.4.3          Certificación de partners

Para que la comunidad vaya creciendo, se va creando una red de partners. Los partners suelen ser empresas que, bajo la colaboración conjunta de toda la red, realizan la implantación de la herramienta y otros servicios derivados de ello. Los partners, por su condición de serlo, pagan una cantidad económica de la cual se beneficia toda la comunidad. A cambio, tiene derecho a las mejoras y actualizaciones de la herramienta que la red de partners vaya desarrollando. 

2.8.2.4.4          Soporte

En algunos proyectos existe la posibilidad de obtener soporte. Éste soporte suele comprarse por un determinado tiempo, en horas, para consultas sobre la herramienta.

2.8.2.4.5          Documentación

Otros proyectos crean documentación, tal como manuales de usuario, de desarrolladores, etc.; y no los comparten libremente. Para obtenerlos hay que comprarlos.

2.8.2.4.6          Roles que se encargan de realizar las tareas anteriores

Para llevar a cabo todas estas tareas y otras, los desarrolladores o empresas dedicadas a ello pueden adoptar diferentes roles como los que siguen:

·         Implantadores: Instalan el software, lo parametrizan, migran los datos del sistema anterior, forman a los usuarios, posiblemente mejoran los procesos de negocio, realizan el mantenimiento correctivo y evolutivo del aplicativo una vez instalado, etc. Aquí nos podemos encontrar a empresas consultoras o integradoras de sistemas.

·         Productores: Compañías que desarrollan un software y lo liberan, cobrando por añadir personalizaciones o mejoras, y formar a otras para que puedan instalar el aplicativo.

·         Mejoradores: Particulares o compañías que se dedican a mejorar y personalizar el aplicativo para adaptarlo a la empresa cliente.

·         Integradores: Empresas que a partir de módulos independientes entre sí consiguen juntarlos y ofrecer un paquete como solución completa. Por ejemplo, se coge el módulo financiero del ERP A se integra con el aplicativo CRM B, con el módulo de gestión de almacenes y distribución de C y obtienes un ERP completo. La empresa cobra por ofrecerte el paquete de instalación integrada.

·         Servicios de soporte o help-desk: desde el puro soporte técnico hasta soporte funcional a los usuarios del sistema de gestión.

·         Formadores: A profesionales, demandantes de empleo o a usuarios finales; en cursos, seminarios, libros, etc.

Conviene aclarar que estos roles no son excluyentes entre sí.

2.8.2.5         Ejemplos

Algunos ejemplos de ERP opensource que operan a nivel nacional son[8]:

·         Openbravo

·         Openxpertya

·         Tiny ERP

·         Abanq

2.8.3     Modalidad SaaS (la nueva tendencia)

2.8.3.1         Introducción

La nueva tendencia en el mercado de sistemas ERP es el software como servicio o SaaS[9]. Se trata de un modelo de entrega de software donde la compañía que implantadora proporciona mantenimiento, operación técnica diaria, y la ayuda para el software proporcionado a su cliente. El cliente tiene el sistema hospedado en la compañía de IT. El software se puede entregar usando este método a cualquier sector del mercado, desde consumidores caseros hasta corporaciones. La modalidad SaaS es compatible con los tipos Propietario y Opensource, es decir puede existir un ERP SaaS propietario y un SaaS Opensource.

2.8.3.2         Características

Las características principales del software SaaS, según IDC[10]:

·         Es software donde el acceso es vía red. No necesariamente se da por medio de navegadores Web, la lógica de negocio reside en la localidad central del proveedor.

·         Las actividades son administradas en lugares centrales y no en la oficina del cliente.

·         La distribución de  la aplicación tiene el modelo de uno a muchos es decir, se realiza un producto y el mismo lo usan varios clientes. 

2.8.3.3         Ventajas ERP de modalidad SaaS

·         El cliente no necesariamente debe tener un área especializada para soportar el sistema, por lo que baja sus costos y su riesgo de inversión.

·         La responsabilidad de la operación recae en la empresa IT. Esto significa que la garantía de disponibilidad de la aplicación y su correcta funcionalidad, es parte del servicio que da la compañía proveedora del software.

·         La empresa IT no desatiende al cliente. El servicio y atención contínua del proveedor al cliente es necesaria para que este último siga pagando el servicio.

·         La empresa IT provee los medios seguros de acceso en los entornos de la aplicación. Si una empresa IT quiere dar opciones SaaS en su cartera de productos debe ofrecer accesos seguros para que no se infiltren datos privados en la red pública.

2.8.3.4         Inconvenientes ERP de modalidad SaaS

·         La persona usuaria no tiene acceso directo a sus contenidos, ya que están guardados en un lugar remoto, con la pérdida de privacidad, control y seguridad que ello supone, ya que la compañía TI podría consultarlos.

·         El usuario no tiene acceso al programa, por lo cual no puede hacer modificaciones (dependiendo de la modalidad del contrato de servicios que tenga con la compañia TI).

·         Al estar el servicio y el programa dependientes de la misma empresa no permite a la usuaria migrar a otro servicio utilizando el mismo programa (dependiendo de la modalidad del contrato de servicios con la compañía de TI)

2.8.3.5         Otros datos de interés

Según Forrester Research[11],  los sistemas SaaS tienden a popularizarse antes en las pequeñas organizaciones debido a un coste de entrada bajo. Las grandes corporaciones en la actualidad están comenzando a interesarse en estos sistemas principalmente para aplicaciones de recursos humanos, seguidas de aplicaciones ERP y CRM. Esto difiere de los datos obtenidos en 2006 donde los empresarios de medianas y grandes organizaciones eran reacios a adoptar un sistema de este tipo como CRM o ERP ya que según se comenta les aportaba inseguridad.

La tendencia está teniendo un éxito considerable en Estados Unidos. Europa está comenzando a despertar en ese aspecto, y las compañías desarrolladoras están estudiando la posibilidad de crear su versión SaaS. Se comenta ya que el software acabará regalándose, estando el beneficio de las empresas implantadoras únicamente en los servicios.

2.8.3.6         Ejemplos

Algunos de los ERP SaaS que están teniendo más éxito son:

·         Netsuite

·         Salesforce

·         Business by design (creado por SAP)

·         Intacct

·         Workday

·         GSInnovate

La mayoría de ellos sólo funcionan en Norteamérica.

2.8.4     Comparativa

En la siguiente tabla hemos calificado comparativamente el comportamiento de estas posibles soluciones ante diferentes aspectos a tener en cuenta de cara a la decisión de un posible sistema:

Tabla 1: Aspectos a tener en cuenta

Como podemos observar, el software propietario es claramente perdedor en cuestión de precios, tiene un tiempo de despliegue normal, un coste de mantenimiento medio o malo y algo limitada la capacidad de personalización. El software libre destaca en los aspectos de coste e independencia para el personalizar la aplicación. Por su lado, el software como servicio se comporta también bien en los costes y desde luego en la despreocupación de la empresa respecto a cualquier aspecto técnico que se relacione con él. El inconveniente es que la capacidad de personalización de un SaaS es prácticamente nula.