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2.4 Características comunes


2.4.1     Características

 

Existen características que distinguen a un sistema ERP del software empresarial de gestión usado históricamente por la microempresa.

Las tres características esenciales de un sistema ERP son:

·         Integridad: Los ERP permiten controlar los diferentes procesos de la compañía bajo la óptica de que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, si un cliente hace un pedido esto representa que se crea una orden de venta que desencadena el proceso de producción, de control de inventarios, de planificación de distribución del producto, de cobro, y sus respectivos movimientos contables. Si la empresa no usa un ERP y son soluciones departamentales no integradas las que controlan todos los procesos mencionados, la información se duplica y crece el margen de contaminación en ésta. Con un ERP, el usuario simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo demás, por lo que la información no se manipula y se encuentra protegida.

·         Modularidad: Los ERP se convierten en una herramienta que puede instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Según  se precisen de unas u otras funcionalidades concretas se determinarán los módulos necesarios. Por ejemplo, si una microempresa tiene la contabilidad externalizada no necesitará un módulo de contabilidad en su ERP.

·         Adaptabilidad: Los ERP pueden adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno.

Otras características propias de los sistemas ERP son:

·         Procesar todas las transacciones que se producen en todos los departamentos de la empresa.

·         Tener un papel clave en la medición de resultados de la empresa al disponer de toda la información de todas las transacciones de la empresa.

·         Realizar un seguimiento, medir e informar de la evolución de los acontecimientos sucedidos en la empresa u organización.

·         Dar soporte a las funciones básicas del negocio o actividad.

·         El sistema debe responder en caso que se produzcan cambios significativos en los procesos y en las necesidades de información de la empresa.

·         Debe permitir recoger la información de diferentes ubicaciones, procesarla y ofrecerla a los distintos departamentos y usuarios.

·         Debe ofrecer una alta adaptabilidad a la situación particular de cada empresa. En algunos casos, incluso se ofrece al usuario final la utilización del código fuente, pudiendo con ello realizar las modificaciones y adaptaciones a medida de cada empresa. 

·         Deben tener la capacidad y facilidad para ser utilizados por diferentes usuarios de diferentes áreas funcionales.

·         Debe soportar el sistema de información dando todo el apoyo necesario para que éste funcione y sea eficaz.

·         El sistema ERP debe basarse en una única base de datos que permita integridad, consistencia e integración de los mismos, permitiendo disponer de los diferentes módulos interconectados y actualizados.

 

2.4.2     Módulos genéricos

Los módulos de un sistema ERP varían dependiendo de las características de la empresa, pues son muy diferentes los requerimientos en organizaciones en las que, por ejemplo, su principal negocio es la producción, la distribución o bien los servicios. Algunos de los módulos más comunes son:

·         Gestión Financiera

·         Gestión de Ventas

·         Gestión de Compras

·         Gestión de la Distribución y Logística

·         Gestión y planificación de la Producción

·         Gestión de Proyectos

·         Gestión de Recursos Humanos 

 

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