El gran integrador del cuerpo humano es el cerebro. Del mismo modo una empresa puede tener un integrador de información: un sistema capaz de ordenar todo el conjunto de áreas que sumando su funcionamiento, al igual que los sistemas vitales del ser humano, mantienen con vida a la empresa de la cual forman parte.

Los sistemas ERP son sistemas de gestión de información que integran y automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de la empresa. Estos sistemas integran bajo el mismo paraguas todo el software que necesita una empresa para el correcto funcionamiento de su sistema de negocio. Se pretende que “la información esté disponible para todo el mundo todo el tiempo”. Para ello, los sistemas ERP mantienen todas las operaciones y procesos de la empresa bajo una misma base de datos compartida. Los ERP permiten a las empresas evaluar, controlar y gestionar más fácilmente su negocio en todos los ámbitos. A su vez, permiten agilizar los diferentes tipos de trabajo de cada usuario, reduciendo en tiempo real las tareas repetitivas y permitiendo el aumento de la comunicación entre todas las áreas que integran la empresa. También son conocidos como sistemas integrales de empresa o sistemas integrados de gestión. Los ERP tienen entre sus objetivos principales el satisfacer las diferentes necesidades de información de la empresa para conseguir que los gestores empresariales dispongan de un soporte para tomar decisiones y controlar el cumplimiento de objetivos.

Los ERP se consideran software integrado en contraposición con el software a medida diseñado para un cliente en particular. Esto significa que cuando se adquiere un ERP, se obtiene una versión estándar del producto final, el cual no está diseñado para la empresa concreta que lo compra. Por tanto, se deben realizar modificaciones y parametrizaciones[1] para adaptarlo, aunque también debe existir una adaptación de la empresa a ese ERP.

Un aspecto importante a entender cuando se plantea la adquisición de un ERP es que éstos no pueden ser usados simplemente instalando el programa desde un CD en la empresa. Se precisarán los servicios de una empresa distribuidora o equipo de profesionales para que realicen la implantación. El tiempo requerido para esta tarea varía según el sistema, los módulos implementados, el tamaño de la empresa y las necesidades concretas.

Para que un sistema sea considerado de tipo ERP debe cumplir necesariamente tres características: ser integrales, modulares y adaptables. Más adelante, en el apartado 2.4 de características comunes, definiremos estos términos.

A continuación se citan distintas definiciones de ERP según el autor:

“Un sistema ERP es un paquete de software comercial que promete la integración ‘sin costuras’ de toda la información que fluye a través de la compañía: información financiera y contable, información de recursos humanos, información de la cadena de abastecimiento e información de clientes”. Davenport (2007) (Referencia [11])

“El sistema ERP automatiza las actividades corporativas nucleares – tales como, manufactura, recursos humanos, finanzas y gestión de la cadena de abastecimiento – incorporando las mejores prácticas para la rápida toma de decisiones, las reducciones de costos y el mayor control directivo”. Holland y Light (1999) (Referencia [32])

“Los sistemas ERP están compuestos de varios módulos – tales como, recursos humanos, ventas, finanzas y producción – que posibilitan la integración de datos a través de procesos de negocios incrustados. Estos paquetes de software pueden ser configurados para responder a las específicas necesidades de cada organización.” “Estos sistemas proporcionan modelos de referencia o las plantillas de proceso que afirman incorporar las mejores prácticas actuales para apoyar a los procesos de negocio de la organización”. Esteves y Pastor (1999) (Referencia [33])

“Los sistemas ERP son paquetes de sistemas de información configurables que integran información y procesos basados en información, dentro y entre las áreas funcionales de una organización”. Kumar y Van Hillsgersberg (2000) (Referencia [34])

“Un sistema es un paquete de software comercial que posibilita la integración de datos transaccionales y de los procesos de negocio a través de una organización”. “Basándose en sistemas financieros y de manufactura los ERP pueden, eventualmente, permitir la integración de las cadenas de suministros entre organizaciones.” Markus et al. (2000) (Referencia [35])

“Los sistemas ERP son extensas soluciones empaquetadas de software que integran los procesos de la organización a través de información compartida y flujos datos.” “El software ERP integra información y procesos de gestión, tales como las finanzas, manufactura, distribución y los recursos humanos, con el fin de permitir la gestión integral de recursos en una empresa”. Shanks y Seddon (2000) (Referencia [37])

“Un ERP es una paquete de software integrado de uso empresarial”. “En el ERP todas las funciones necesarias del negocio, tales como finanzas, manufactura, recursos humanos, distribución y órdenes, se integran firmemente en un solo sistema con una base de datos compartida”. Lee y Lee (2000) (Referencia [38])

“Los sistemas ERP son sistemas basados en computadores diseñados para procesar las transacciones de una organización y facilitar la integración en tiempo real de la planificación, producción, y respuesta al cliente”. O’Leary (2001) (Referencia [39])

“Un ERP es un sistema de software empaquetado de negocios que permite a una compañía manejar el uso eficiente y eficaz de los recursos (materiales, humanos, financieros, etc.), proporcionando una total y integrada solución para las necesidades de procesamiento de información de la organización”. Nah et al. (2001) (Referencia [43])

“Los sistemas ERP son sistemas de información que integran los procesos claves del negocio de forma tal que la información pueda fluir libremente entre las diferentes partes de la firma, mejorando con ello la coordinación, la eficiencia y el proceso de toma de decisiones”. Laudon y Laudon (2004) (Referencia [12])

“Los sistemas ERP se pueden definir como la puesta en práctica de los módulos del software estándar para los procesos del negocio nucleares, generalmente, combinados con modificaciones particulares para lograr una diferenciación competitiva”. Skok y Legge (2002) (Referencia [41])

“Método para la efectiva planificación y control de todos los recursos necesarios para tomar, producir, enviar y contabilizar los pedidos realizados por los clientes en una compañía de manufactura, distribución o servicios”. Rashid M.A. et al (2002) (Referencia [14])

“Un ERP es una extensa solución comercial de software empaquetado compuesto de varios módulos configurables que integran, firmemente y en un solo sistema las actividades empresariales nucleares - finanzas, recursos humanos, manufactura, cadena del abastecimiento, gestión de clientes - a través de la automatización de flujos de información y el uso de una base de datos compartida. Incorporando en este proceso de integración las mejores prácticas para facilitar la rápida toma de decisiones, las reducciones de costes y el mayor control directivo, logrando con ello el uso eficiente y eficaz de los recursos empresariales.” Ramírez, P. (2004) – Fusión de definiciones. (Referencia [42])