2.10 Costes de un ERP

2.10.1 Introducción a los costes de un ERP

El coste de un ERP suele ser uno de los factores más importantes en la determinación de la decisión de muchas empresas, sobre todo cuando hablamos de empresas de baja capitalización. Creemos que no debería darse tanta importancia a este factor dada la coyuntura actual de facilidad de crédito y posibles subvenciones. Aunque lo que debería ser realmente importante es que el sistema cubra correctamente tanto las necesidades técnicas como las funcionales, es innegable que el coste es y seguirá siendo un factor decisivo.

En este apartado se explican los costes principales de un ERP según su tipo para luego ver un listado de costes ocultos relacionados con éstos.

2.10.2 Costes Principales

2.10.2.1 Infraestructura Técnica

Los avances en infraestructura técnica están haciendo viables proyectos que en el pasado representaban un coste demasiado elevado. El precio del hardware se ha abaratado y las tecnologías que eran factibles antiguamente en grandes corporaciones son hoy en día incluso aplicables a la pequeña empresa. Hay que ir con cuidado en no caer en el error de realizar un mal dimensionamiento técnico pues podría echar abajo el resto de trabajos asociados a la implantación del sistema ERP.

Costes asociados: hardware, red, comunicaciones, análisis de las necesidades, reasignaciones y reutilizaciones, petición y seguimiento de ofertas con proveedores, coste de comunicaciones coste de seguridad, contratos de mantenimiento.

2.10.2.2 Software

Los costes del Software son marcados por los fabricantes estando íntimamente ligados a los proveedores de servicios. Mucha gente del sector piensa que en el futuro el coste de las licencias será nulo siendo los beneficios de las empresas distribuidoras los servicios proporcionados.

Costes asociados: módulos propios del software, licencia, elección del software, costes de actualización.

2.10.2.3 Servicios

Un proyecto de implantación se realiza por un equipo de trabajo formado por personal de la compañía distribuidora. En los costes de servicios se engloban costes de consultoría, incorporados en la primera fase de estudio previo. Costes de personalizaciones, incluyendo la reprogramación o adaptación del sistema a una forma de trabajar concreta determinada por la empresa cliente. Los costes de implantación son aquellos surgidos desde el momento en que se empieza a instalar el sistema hasta el correcto funcionamiento de este. Posteriormente surgen los costes de formación, enfocados a dar los conocimientos mínimos a los usuarios finales del sistema para evitar una pérdida de productividad y posibles errores durante las primeras semanas de contacto con el sistema. Una vez se ha hecho la formación, en caso de haberla requerido, aparecen los costes de mantenimiento, costes que suelen englobar tanto un soporte telefónico que incluyen un determinado número de horas de un técnico en caso de requerirlo y actualizaciones del sistema en futuras versiones. Estas actualizaciones pueden, en algunos casos, ser realizadas directamente por el cliente aunque la empresa distribuidora suele recomendar hacer implantación de la actualización, coste que no estará incluido en el mantenimiento. En caso de haber realizado personalizaciones existen probabilidades de que las actualizaciones las machaquen por lo que es recomendable que sea la empresa distribuidora la encargada de realizar la tarea de seleccionar las partes a modificar.

Puesto que históricamente el precio de los servicios ha sido un coste habitualmente variable al alza las empresas distribuidoras de ERP tienen en la actualidad la tendencia a crear presupuestos cerrados para sus clientes para evitar desconfianzas. Es necesario que en estos casos la empresa cliente se esfuerce en determinar con mucho detalle todas las funcionalidades y particularidades que necesitará pues cualquier cambio no reflejado en el documento del proyecto tendrá un coste añadido.

Costes asociados: servicios de consultaría y organización, nuevos desarrollos, implantación, formación y mantenimiento, etc.

Según IBDOS, distribuidor de Microsoft Dynamics, los costes anteriores se distribuirían de la siguiente forma:

Gráfico 1: Distribución de costes ERP. Elaboración propia a partir de los datos de IBDOS

Según AMR Research, los costes, centrándonos en el tipo de servicio se distribuirían de la siguiente forma:

Gráfico 2: Costes ERP por tipo de servicio. Elaboración propia a partir de datos de (AMR Research, 2007)

2.10.3 Costes ocultos

En muchos casos se acusa a las empresas distribuidoras de tener costes ocultos que no se ven hasta el momento de realizar la implantación. Aunque esto varía según el tipo de empresa, se concuerda que los costes usualmente olvidados o no estimados son:

· Capacitación/Formación: Los trabajadores deben aprender todo un nuevo conjunto de procesos y no sólo una simple nueva interfaz de software.

· Integración y prueba: Integración de la conexión entre el sistema ERP con otras aplicaciones de software empresarial.

· Migración de datos de registros de clientes y empresas entre otros, considerando que muchos datos suelen mostrarse como corruptos al efectuar su transferencia.

· Análisis de los datos: Los datos del ERP, generalmente, tienen que estar cruzados con datos externos. Actualizar los datos en una gran empresa es muy difícil, es pues necesario efectuar un programa interno que haga la actualización diaria al fin del día.

· Consultoría: Para evitar que la planificación falle, la solución en grandes empresas es contratar una consultora que lidere el equipo en el proceso de implantación del ERP.

· Sustitución: Mantener el personal especializado en la empresa cuesta mucho dinero.

· Depresión post ERP: Algunas empresas, ya sea por no estar habituadas a las nuevas funcionalidades del ERP, por no conseguir cambiar sus antiguos métodos de trabajo, o por no tener la noción de los logros provenientes del ERP, acaban abandonando el proyecto de implantación antes de ser finalizado.

Son éstos los costes que más hay que vigilar pues no suelen comentarse inicialmente o se les suele dar la suficiente importancia. Aún siendo algunos costes indirectos es importante ser consciente de todos ellos para evitar futuras sorpresas.

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