1.1        Introducción

El proyecto Final de Carrera (PFC) que se presenta a continuación pretende exponer de forma ordenada y metodológica todas las herramientas que puedan ser necesarias en la pequeña y microempresa para la selección de un Sistema de Información[1] (SI) Enterprise Resource Planning[2] (ERP).

El mercado ERP mundial está caracterizado por un dinamismo y una lucha continua entre las empresas que dominan el mercado. Hay dos circunstancias que abren la posibilidad de que la microempresa pueda plantearse la adopción de un sistema ERP. Por un lado, el alto grado de adopción de estos sistemas por parte de las grandes empresas está muy saturado y las empresas desarrolladoras están continuamente luchando por entrar en nuevos mercados y quitar cuota a sus competidores. Éste hecho ha comportado que existan ya herramientas completas para la PYME a un precio que debería resultar viable. A esta competitividad, que ha provocado la disminución de los precios, hay que añadirle la existencia de los primeros sistemas ERP Opensource que se han ganado la confianza de centenares de empresas.

Además, la flexibilidad de financiación y las subvenciones tecnológicas para la adopción de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones[3] (TIC) en la pequeña empresa han rebajado las barreras de entrada existentes históricamente en este campo. Pero debemos estudiar si hemos llegado al punto en que la microempresa puede permitirse un ERP o si deberá esperar a la saturación del mercado de las medianas empresas.

La pequeña y microempresa española se encuentra a la cola en lo que a uso de las nuevas tecnologías se refiere dentro de Europa. Pese a que la mayoría de empresas cuenta con una conexión a internet, pocas son las que le sacan todo el partido y menos las que aprovechan todas las posibilidades de las TIC.

Por la gran necesidad de la pequeña empresa española de renovarse tecnológicamente y el punto de inflexión que ha empezado ya en el mercado de los ERP, creemos que es interesante que el pequeño empresario pueda disponer de toda la información necesaria para entrar en este complejo mundo. Se podrá evaluar si realmente existe la necesidad de un nuevo sistema en la empresa y seleccionar aquellos que cuadren con los requerimientos pudiendo entonces tomar una decisión con fundamento. El proyecto finaliza con la aplicación práctica en una empresa real de las metodologías elaboradas.

En consecuencia, este es un proyecto que pretende sustituir parcialmente el trabajo de una consultoría, ahorrando un coste económico importante y por lo tanto aumentando la viabilidad económica de implantación de un sistema ERP.

1.2       Ámbito del proyecto

El proyecto está enfocado a pequeñas y microempresas. Según la definición de PYME de la comisión europea de marzo de 2005, se establecen unos límites para que las empresas puedan obtener ventajas en el acceso a mecanismos de ayudas nacionales y programas europeos a favor de las PYME. Estos límites se apoyan en criterios como el número de trabajadores, el volumen de negocio y la cuantía del balance general. En el siguiente cuadro se observan estos límites:  

(*) Calculados en términos de Unidades de Trabajo Anual (UTA), es decir, número de personas que trabajan en la empresa a tiempo completo durante todo el año. Los que trabajan menos de un año serán considerados como fracciones de UTA.

Una empresa se considera PYME (Microempresa, Pequeña o Mediana) si cumple estos requisitos:

•  Entra en los límites del número de trabajadores.

• Entra en uno de estos dos límites: el del Volumen de negocio o el del Balance general.

Según esta definición, el presente proyecto se centrará en microempresas y el sector de las pequeñas empresas que no dispongan de departamento informático o no tengan experiencia en la selección de sistemas de información. A partir de este punto se referirá a este conjunto de empresas como microempresas y a la persona o grupo de personas encargadas de estudiar la selección como decisor.

Por otro lado la selección se contextualizará en la empresa nacional que desea renovar su sistema de información. Las metodologías que se presentan pueden ser utilizadas por microempresas de cualquier parte del mundo, mientras, el mercado objetivo de sistemas ERP se centrará en soluciones que puedan actuar en el mercado español.

El proyecto engloba todo lo que se debe tener en cuenta de cara a la selección de un sistema ERP. Se centra en todas las tareas que se deben realizar antes de la implantación del nuevo sistema, comenzando por comprobar si existe una necesidad de cambio, determinando cuáles son los procesos críticos[4], analizando los requerimientos funcionales… hasta realizar una metodología para seleccionar el ERP y el proveedor adecuado según las características de la empresa.

1.3        Razones que justifican el tema

El decisor precisa de una herramienta lo más auto contenida posible, realmente metodológica, completa y entendible, pero sobretodo útil para ser usada en un caso real.

Al estar el proyecto enfocado a la microempresa, caracterizada por unos ingresos limitados, y al ser tan costoso contratar una consultoría para realizar la selección del ERP, creemos que una herramienta como esta es necesaria.

La oferta de ERP, es abundante en el mercado, y cada uno posee ciertas fortalezas que pueden tener mayor o menor peso, según las necesidades particulares de cada empresa y sector. La microempresa necesita herramientas que le ayuden a disminuir costes de evaluación y selección, y que transformen este proceso en un mecanismo transparente y al alcance de cualquier nivel técnico.

En los siguientes puntos se muestran otras razones que justifican la elección del tema objeto:

·         Se desconocen los sistemas ERP en la microempresa.

·         Se desconoce el estado actual del mercado.

·         Existe poca información objetiva del mercado.

·         Existe mucha información comercial no comparable.

·         Existen muy pocas comparaciones funcionales entre diversos ERP.

·         No se sabe cómo proceder en una selección, suelen ganar los comentarios comerciales cuando deberían ser los técnicos y funcionales.

·         Muchas de las necesidades de la microempresa son las mismas que tienen las grandes empresas.

·         Los costes de consultoría son elevados. La intención es la de reducir al máximo el trabajo del proveedor.

·         Comprobación de la madurez del mercado ERP para una microempresa.

1.4        Target del proyecto

Este proyecto está pensado para ser usado por la microempresa. Puede resultar muy útil para aquellas que estén pensando implantar un nuevo ERP, o que se encuentren en una fase temprana de decisión del cambio. También puede resultar interesante para las empresas que ya disponen de un sistema ERP que no funciona de forma óptima, existiendo así una posible necesidad de renovación.

El proyecto va dirigido a un amplio sector de lectores, tales como:

·         Pequeños empresarios, gerentes, directivos de microempresas.

·         Responsables de desarrollo o sistemas de información.

·         Profesores del sector informático y de empresa.

·         Profesionales de asesoría, auditoría y consultoría de empresa.

·         Cualquier persona implicada en la selección/implantación de un ERP.